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5 consejos para tener una reunión de trabajo online efectiva

Reunión de trabajo online

No importa si te encuentras trabajando desde casa o en la oficina, ahora con el trabajo a distancia es posible que tengas que realizar reuniones virtuales con personas que se encuentran en distintas partes del mundo. El tiempo juega un rol fundamental y es necesario hacer que la reunión sea lo más productiva y efectiva posible. Por esta razón en Albavoz queremos compartir consejos para tener una reunión de trabajo online efectiva.

1. Selecciona herramientas adecuadas para reuniones remotas

Para una reunión de trabajo online efectiva las herramientas con las que los participantes cuentan son fundamentales. Existen distintas herramientas para realizar reuniones como GoToMeeting, Skype, Meet de Google, Zoom, Dialpad y muchos más. A pesar de ser efectivas es importante tomar en cuenta que la conectividad de internet puede que no sea tan estable en todas las partes del mundo.

Herramientas para reunión de trabajo online

Para mejorar la estabilidad del internet en las reuniones entre equipos de trabajo te recomendamos utilizar centralitas VoIP virtuales. Estos sistemas ayudan a generar una conexión a internet más estable y también a resguardar la seguridad de las comunicaciones sin importar el lugar en donde te encuentres.

2. Toma en cuenta las distintas zonas horarias

Los organizadores de una reunión de trabajo deben asegurarse que todos los invitados asistan a la reunión, pero para esto es necesario establecer un punto de encuentro a una hora adecuada para todos. Puede resultar muy incómodo para el equipo darse cuenta que hay una reunión a una hora en la noche o madrugada cuando usualmente existen otras planificaciones en ese horario.

Por esta razón te recomendamos utilizar apps o páginas web que te permitan ver la hora en distintos países al mismo tiempo y planificar de forma acertada la reunión online.

3. Organiza la reunión de trabajo online efectiva

Una vez tengas la fecha y hora para la reunión será necesario informarles a todos los miembros que deben asistir. Puedes hacer la notificación a través de un mensaje de texto, pero también será necesario establecer la reunión a través de un calendario virtual. De esta manera te aseguras que la reunión no pase por alto y pueda tener recordatorios en su correo o teléfono de cuando se acerca la hora de la reunión.

Establece los objetivos de la reunión y segmenta cuáles son los puntos que se tocarán dentro de la reunión. Dentro de la planificación deja lapsos de tiempo donde los participantes puedan intervenir. Establece tiempos determinados y evita salirte de los lapsos de tiempo estimados en cada punto para poder avanzar con la reunión sin tomar más del tiempo necesario.

4. Enfócate en lo importante

Cada reunión debe tener un objetivo claro y definido. El tiempo que se toma para las reuniones debe ser lo más concreto posible y deben estar disponibles aquellas personas a las que les concierne directamente la información brindada. De esta manera los participantes permanecerán conectados y atentos a todo lo que se habla sobre el tema. Si se tocan puntos que puede no ser concernientes para algunas personas de forma instantánea se pierde la atención de esos participantes.

Enfocarse en lo importante

Si necesitas conversar con más detalle con alguno de los participantes sobre algún punto, será necesario establecer otra reunión a parte. Para que una reunión de trabajo online sea efectiva debes centrarte en el tema principal, la visión que se tiene y los obstáculos que se presentan.

5. Pide comentarios y feedback durante la reunión

Cuando se tiene una reunión online parte de la comunicación puede perderse sobre todo cuando no hay un video involucrado. Es más difícil ver las expresiones faciales y corporales. Por esta razón, al solicitarle comentarios a los participantes puede ayudar a saber cómo se sienten y la opinión que tienen respecto al tema.

Esto puede hacerse cada 10 minutos, este espacio también puede utilizarse para aclarar dudas o inquietudes que se presenten. Dar un espacio a los participantes para hablar es la forma idónea de involucrarlos y hacerlos sentirse escuchados.

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