Independientemente del tamaño de tu empresa, necesitas un teléfono por internet. ¿Pero hace falta invertir en un sistema de telefonía empresarial? Es más ¿Debería cambiar a un teléfono VoIP empresarial? La respuesta es sí. Incluso para las pequeñas empresas, un sistema telefónico VoIP es la solución moderna perfecta para tu empresa en Albacete.
¿Qué es el VoIP?
El sistema VoIP o «Voz sobre Protocolo de Internet» (Voice over Internet Protocol en inglés) surgió en la década de 1990 como un sistema que redirige las llamadas telefónicas mediante la red de internet. Ha evolucionado hasta convertirse en la solución más versátil de telefonía por internet en el mercado empresarial.
El software de VoIP funciona de la siguiente manera:
- Un teléfono o auricular se encarga de grabar la voz.
- El sistema de VoIP lo transforma en datos en bruto (sin procesar).
- Los datos se comprimen en paquetes de datos en tiempo real.
- Los paquetes viajan al proveedor de servicios VoIP a través de una señal digital y son convertidos una vez más al llegar al teléfono al que se esté llamando.
La mejor característica de un sistema de teléfono VoIP es la facilidad con la que se puede integrar en tu sistema existente. Con acceso integrado, se puede seguir utilizando un sistema telefónico existente para realizar llamadas mediante VoIP. También se pueden aprovechar las funciones avanzadas que ofrece esta tecnología.
¡Contrata ahora tu propio sistema telefónico VoIP!Si quieres independizarte del teléfono fijo, puedes adoptar un sistema de VoIP en la nube para hacer llamadas desde tu número de teléfono de empresa desde cualquiera de tus dispositivos. Esto te permite hacer llamadas en cualquier lugar y en cualquier momento. Ofrece la capacidad de adaptarse a todas las necesidades de tu pequeña empresa.
Este tipo de sistema basados en la nube, conocidos como «PBX en la nube» (de la siglas Private Branch Exchanges en inglés) o «centralita virtual en la nube», es ideal para pequeñas empresas. Como dueño de tu negocio, te habrás percatado de que tanto tu como tu equipo a veces no os encontráis en vuestros escritorios durante largos períodos de tiempo. Al emplear un sistema que os permita responder llamadas desde vuestros teléfonos personales garantiza que nadie se pierda una llamada.
Ventajas y desventajas de utilizar un sistema telefónico VoIP
Antes de invertir en un sistema en particular para las comunicaciones de tu empresa, hay mucho que tener en cuenta, sobre todo para las pequeñas empresas. Hay que saber si la inversión merecerá la pena. Desde funcionalidad hasta accesibilidad, hay que considerar las ventajas y desventajas de los sistemas VoIP.
Ventajas
Económico
Una de las principales ventajas de un sistema de VoIP es que no necesita maquinaria ni mantenimiento por tu parte, sobre todo con una centralita en la nube. Esto significa que los costes de inversión son bajos. Con las líneas telefónicas convencionales, suele ser necesario cambiar el cableado eléctrico del edificio para añadir nuevas líneas o instalar un nuevo sistema. La instalación de un nuevo sistema telefónico puede ser costosa puesto que el cableado de cobre es caro.
Con un sistema de VoIP, se pueda utilizar un softphone (software telefónico que funciona a través de un ordenador de escritorio o un portátil). La posibilidad de hacer llamadas a través de este tipo de software es una función clave de los VoIP modernos. Por tanto, con un sistema telefónico virtual, se puede obtener software de alta calidad para realizar llamadas a un menor coste al prescindir de hardware adicional.
Si ya dispones de un sistema telefónico, puedes utilizar un adaptador VoIP que te permita conectar los teléfonos analógicos a la nueva red. Además, puesto que las llamadas se realizan a través de internet, las llamadas internacionales y de larga distancia no suponen ningún coste adicional. Para las pequeñas empresas, un sistema telefónico VoIP puede ayudarles a mantenerse al día con el mercado competitivo de su sector sin necesidad de desembolsar mucho dinero.
Funciones avanzadas
Con un sistema de VoIP, no está limitado a las funciones de una llamada de voz corriente. Algunas prestaciones son las siguientes:
- Fax virtual
- Teleconferencias
- Operadora automática
- Desvío de llamadas
- Distribuidor automático de llamadas
- Transferencia de llamadas
- Líneas de tarificación gratuita
- Grabación de llamadas y registros de llamadas fácilmente accesibles
- SMS
- Correo electrónico
Un sistema de VoIP recoge todas estas funciones en un mismo lugar de forma sencilla. Si tienes una pequeña empresa, necesitas comunicarte con tu equipo y tus clientes en varias plataformas.
En Albavoz, hemos desarrollado una aplicación de escritorio completamente integrada que proporciona un espacio de trabajo colaborativo. Nuestra aplicación ofrece una amplia gama de funciones, desde cambiar de dispositivo durante una reunión hasta crear grupos y equipos, y acelerar y simplificar la búsqueda de contactos para sus llamadas.
Más allá de todas sus funciones avanzadas, un sistema VoIP también se integra con sus otras aplicaciones comerciales con fluidez, como con herramientas de gestión de relaciones con el cliente. Incluso puede crear sus propias integraciones a través de una API.
Desventajas
Hace falta una buena conexión a internet
Los sistemas de VoIP realizan llamadas directas a través de internet, y una centralita virtual en la nube precisa de una conexión a internet para acceder a todas sus funciones avanzadas. Dependiendo del edificio, tu operador de internet y el lugar donde vivas, es posible que no tengas acceso a una conexión de internet estable. Esto dificulta el uso de un sistema VoIP.
Al usar internet o la red telefónica conmutada (RTC) convencional, las interrupciones son inevitables de forma ocasional. Estas interrupciones pueden manifestarse en apagones o pérdidas de conexión a internet. Las líneas de teléfono fijo convencionales pueden funcionar durante un apagón pero un sistema VoIP no.
Sin embargo, a pesar de los apagones que sufra, el buzón de voz del sistema VoIP grabará cualquier mensaje de voz que no puedas atender durante estos periodos de inactividad. También podrás seguir usando tu dispositivo móvil y sus datos para responder llamadas.
Habla con tu operador de internet y de VoIP antes de invertir en una solución telefónica VoIP. Deberás de asegurarte de tener el ancho de banda suficiente para incorporar un nuevo sistema telefónico.
Puedes tener problemas de latencia y estabilidad
Si bien la calidad de las llamadas con VoIP es excelente por regla general, hay circunstancias en las que puedes tener problemas de latencia y estabilidad. Para que las llamadas puedan llegar a su destino, primero se dividen en paquetes de datos que son luego reagrupados. Durante este proceso, estos paquetes se pueden retrasar mientras están siendo transmitidos o se pueden reagrupar incorrectamente.
Esto puede evitarse con un buen servicio de banda ancha. Siempre y cuando tengas suficiente ancho de banda, un router actualizado y un cable ethernet de respaldo, la calidad de voz del sistema VoIP superará a la de una línea fija tradicional.
VoIP o telefonía fija
Entonces ¿Cuáles son exactamente las diferencias entre los sistemas telefónicos convencionales (RTC) y los sistemas VoIP? En la siguiente tabla se desglosan las diferencias entre ambos sistemas de acuerdo con:
- Su hardware
- Su funcionamiento
- Su eficiencia
- Su adaptabilidad
- Su mantenimiento
- La redundancia que necesitan
- Su estabilidad
- Su coste
| Características | RTC | VoIP |
| Hardware | Una centralita fija convencional requiere equipos caros y voluminosos. Para usar un sistema RTC, necesitas teléfonos, líneas de cable, centros de conmutación y demás. | Con un sistema VoIP, todo el hardware que necesita son los equipos de los que ya dispone. Esto incluye un router, cables ethernet, un ordenador de escritorio o portátil, y un dispositivo móvil. También se puede utilizar un teléfono corriente. Puede comunicarse mediante el dispositivo que más se ajuste a sus necesidades. |
| Funcionamiento | Un sistema RTC conmuta entre circuitos para realizar llamadas cuando marcas un número en tu teléfono fijo. Obtendrás funciones básicas de llamada como identificador de llamadas, espera y llamada en espera. | Como se ha mencionado con anterioridad, un sistema VoIP convierte los datos de voz en paquetes de datos que transportan información. Además de las llamadas de voz, puede realizar mensajes de voz, videoconferencias, mensajes de texto, fax, grabación de llamadas y mucho más. |
| Eficiencia | Una red RTC carece de eficiencia. Entre la forma en la que convierte las señales y la forma en la que le permite comunicarse, es algo basta y está anticuada. | Los sistemas VoIP se congestionan menos que las redes RTC. También le permite añadir y eliminar líneas telefónicas en función de lo que necesite su empresa. Esto le permite controlar la comunicación de su empresa de manera eficiente y efectiva. |
| Adaptabilidad | Debido a que los teléfonos fijos tradicionales requieren equipos y cableado para cada línea, expandir su sistema telefónico conforme crezca su empresa es difícil y caro. | Una solución VoIP es perfecta para las pequeñas empresas puesto que se puede expandir conforme crezcan. Puede añadir o reducir el número de líneas con facilidad y ser facturado acordemente. Es una forma económica de comunicarse. |
| Mantenimiento | Con un sistema RTC, su operadora telefónica solo proporcionará el mantenimiento estipulado por el contrato. El hardware y el cableado del sistema también necesitan mantenimiento frecuente que el equipo de su empresa debe llevar a cabo. | Los sistemas de VoIP proporcionan una solución perfecta para las pequeñas empresas ya que estas suelen carecer de un departamento de soporte técnico propio. Con una centralita virtual, el mantenimiento está casi completamente en manos de su proveedor de servicios VoIP. Todo lo que necesita hacer es actualizar su router con frecuencia. |
| Redundancia | Las líneas de RTC son fijas y pueden sobrecargarse cuando hay alguna catástrofe natural y no hay llamadas salientes o entrantes. | Con un sistema telefónico VoIP, los centros de datos se activan inmediatamente y el volumen de llamadas se pueden redirigir a otros sectores. El servicio de soporte técnico puede elegir otros centros de datos para cumplir con las regulaciones pertinentes. |
| Coste | Las líneas de RTC acarrean gastos de hardware, mantenimiento, llamadas a larga distancia, tarifas de llamadas internacionales y precio por línea. Aunque existen contratos que combinan muchas de estás características, aún pueden generar facturas telefónicas caras a causa de algunos gastos extra inesperados. | Gracias a la adaptabilidad de un servicio telefónico VoIP, solo hay que pagar por lo que se necesita. Las pequeñas empresas pueden utilizar planes mensuales con tarifas transparentes que aprovechen al máximo su presupuesto. No hay tarifas de llamadas ocultas por ninguna parte. |
Cómo implementar un sistema VoIP en una pequeña empresa
A estas alturas, te habrás dado cuenta de que la mejor solución para tu empresa es un sistema VoIP, pero es posible que aún no sepas cómo ajustarlo a tu negocio. ¡No te preocupes! Una vez sepas cómo hacerlo, el proceso es muy sencillo. Deberías:
- Elegir el proveedor de servicios que mejor se adapte a tus necesidades.
- Elegir o importar el número o números de teléfono que ya tengas.
- Añadir usuarios al servicio.
- Crear reglas de distribución, espera y desvío de llamadas.
- Integrar su VoIP con sus otras aplicaciones.
1. Elegir un proveedor de servicios VoIP
Lo primero es elegir el mejor proveedor de VoIP para tu negocio. El servicio que elijas debe tener las funciones y ventajas que te permitan destacar frente a la competencia. Asegúrate de que tu proveedor de VoIP:
- Tiene una buena reputación
- Se toma la seguridad en serio y es transparente sobre cómo utilizan los datos de sus clientes
- Proporciona precios claros y buenos planes de VoIP
- Ofrece un servicio de atención al cliente excelente
- Te ayudará a implementar el sistema para que sea fácil de configurar.
Aquí en Albavoz, disponemos de planes en los que solo pagas por los usuarios y las funciones que necesites. Puedes usar tu dispositivo móvil iOS o Android para realizar llamadas o enviar mensajes de texto o fax desde cualquier lugar utilizando tus números de teléfono empresariales. También contamos con cifrado de alto nivel y un servicio de atención al cliente que te ayudará durante todo el proceso.
2. Elegir o importar los números de teléfono que ya tenga
Los sistemas de VoIP para pequeñas empresas son increíblemente flexibles en cuanto a los números de teléfono y el número de usuarios. Mantener los mismos números de teléfono es útil para una empresa ya consolidada en el mercado. Con Albavoz, su centralita virtual en la nube importará todos tus números actuales y te permitirá agregar o eliminar usuarios a medida que cambien las necesidades de tu empresa. Mediante sus credenciales, podrá acceder a sus teléfonos VoIP desde cualquier dispositivo.
3. Añadir usuarios a su servicio telefónico VoIP
Esta es una parte fundamental de la configuración de su red VoIP. Si se trata de una pequeña empresa, esto puede solo afectar a unas pocas líneas. No obstante, configurar inmediatamente a todos los usuarios que necesita facilita colaborar en equipo. Su equipo podrá recibir llamadas internas y externas de inmediato mientras aprovecha las funciones de conferencia que ofrece el servicio.
4. Crear reglas de distribución, espera y desvío de llamadas
Crear estas reglas podrás sacar el máximo partido de tu nuevo sistema telefónico. Esto permitirá a tus clientes contactar con los trabajadores adecuados. La función de desvío de llamadas garantiza que un cliente o proveedor pueda comunicarse con otro miembro del equipo si la persona con la que está contactando se encuentra fuera de la oficina.
5. Integrar aplicaciones empresariales en su sistema telefónico VoIP
El último paso es integrar el nuevo sistema telefónico con el resto de aplicaciones de tu negocio. Una de las ventajas de las llamadas VoIP es que puede hacer que todo el conjunto de su sistema funcione a la perfección para proporcionar el mejor servicio posible a tus clientes. Por ejemplo, las integraciones de herramientas de gestión de relaciones con el cliente te permiten seguir los comportamientos de tus clientes para saber cómo y cuándo interactuar con ellos y así aumentar las ventas y retener más clientes.
Un servicio telefónico para empresas de todos los tamaños
El futuro de la telefonía empresarial son los teléfonos virtuales. No importa si es una empresa pequeña o mediana, puedes aprovechar todas las ventajas que un sistema telefónico VoIP ofrece. Si deseas obtener más información sobre cómo pasar a un sistema VoIP. ¡Hable con el equipo de asistencia de Albavoz!
