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5 consejos para tener una reunión de trabajo online efectiva

No importa si te encuentras trabajando desde casa o en la oficina, ahora con el trabajo a distancia es posible que tengas que realizar reuniones virtuales con personas que se encuentran en distintas partes del mundo. El tiempo juega un rol fundamental y es necesario hacer que la reunión sea lo más productiva y efectiva posible. Por esta razón en Albavoz queremos compartir consejos para tener una reunión de trabajo online efectiva.

1. Selecciona herramientas adecuadas para reuniones remotas

Para una reunión de trabajo online efectiva las herramientas con las que los participantes cuentan son fundamentales. Existen distintas herramientas para realizar reuniones como GoToMeeting, Skype, Meet de Google, Zoom, Dialpad y muchos más. A pesar de ser efectivas es importante tomar en cuenta que la conectividad de internet puede que no sea tan estable en todas las partes del mundo.

Herramientas para reunión de trabajo online

Para mejorar la estabilidad del internet en las reuniones entre equipos de trabajo te recomendamos utilizar centralitas VoIP virtuales. Estos sistemas ayudan a generar una conexión a internet más estable y también a resguardar la seguridad de las comunicaciones sin importar el lugar en donde te encuentres.

2. Toma en cuenta las distintas zonas horarias

Los organizadores de una reunión de trabajo deben asegurarse que todos los invitados asistan a la reunión, pero para esto es necesario establecer un punto de encuentro a una hora adecuada para todos. Puede resultar muy incómodo para el equipo darse cuenta que hay una reunión a una hora en la noche o madrugada cuando usualmente existen otras planificaciones en ese horario.

Por esta razón te recomendamos utilizar apps o páginas web que te permitan ver la hora en distintos países al mismo tiempo y planificar de forma acertada la reunión online.

3. Organiza la reunión de trabajo online efectiva

Una vez tengas la fecha y hora para la reunión será necesario informarles a todos los miembros que deben asistir. Puedes hacer la notificación a través de un mensaje de texto, pero también será necesario establecer la reunión a través de un calendario virtual. De esta manera te aseguras que la reunión no pase por alto y pueda tener recordatorios en su correo o teléfono de cuando se acerca la hora de la reunión.

Establece los objetivos de la reunión y segmenta cuáles son los puntos que se tocarán dentro de la reunión. Dentro de la planificación deja lapsos de tiempo donde los participantes puedan intervenir. Establece tiempos determinados y evita salirte de los lapsos de tiempo estimados en cada punto para poder avanzar con la reunión sin tomar más del tiempo necesario.

4. Enfócate en lo importante

Cada reunión debe tener un objetivo claro y definido. El tiempo que se toma para las reuniones debe ser lo más concreto posible y deben estar disponibles aquellas personas a las que les concierne directamente la información brindada. De esta manera los participantes permanecerán conectados y atentos a todo lo que se habla sobre el tema. Si se tocan puntos que puede no ser concernientes para algunas personas de forma instantánea se pierde la atención de esos participantes.

Enfocarse en lo importante

Si necesitas conversar con más detalle con alguno de los participantes sobre algún punto, será necesario establecer otra reunión a parte. Para que una reunión de trabajo online sea efectiva debes centrarte en el tema principal, la visión que se tiene y los obstáculos que se presentan.

5. Pide comentarios y feedback durante la reunión

Cuando se tiene una reunión online parte de la comunicación puede perderse sobre todo cuando no hay un video involucrado. Es más difícil ver las expresiones faciales y corporales. Por esta razón, al solicitarle comentarios a los participantes puede ayudar a saber cómo se sienten y la opinión que tienen respecto al tema.

Esto puede hacerse cada 10 minutos, este espacio también puede utilizarse para aclarar dudas o inquietudes que se presenten. Dar un espacio a los participantes para hablar es la forma idónea de involucrarlos y hacerlos sentirse escuchados.

¿Cómo hacer una llamada internacional?

Trabajar a distancia con personas que se encuentran en todo el mundo puede ocasionar que las empresas tengan altas facturas telefónicas. Anteriormente realizar una llamada internacional con cualquier proveedor genera altos costos, pero ahora existen otras alternativas tecnológicas que te permiten comunicarte (llamando o recibiendo llamadas) si la necesidad de invertir demasiado.

La solución es utilizar el servicio de llamadas internacionales de VoIP que resultan mucho más baratas que las llamadas tradicionales, estos sistemas ofrecen la misma calidad y nitidez en la comunicación que una línea fija.

Realizar llamadas internacionales con VoIP

Las empresas en Albacete tienen la posibilidad de ahorrar en facturas telefónicas si actualizan los sistemas comunicacionales que poseen. Cambiar a un sistema VoIP es una alternativa ideal ya sea como un servicio alojado o local. Al recibir o realizar llamadas internacionales con VoIP le permitirá mantener la comunicación constante entre sus trabajadores y ahorrar en costos a corto y largo plazo.

Hoy puedes cambiar los teléfonos fijos y los sistemas analógicos por una comunicación moderna con VoIP.

¿Por qué las empresas necesitan mejorar las comunicaciones internacionales?

Mejorar llamadas internacionales

Si su empresa tiene empleados que se dedican a las ventas, a la atención al cliente o a cualquier otro tipo de trabajo que requiera llamadas fuera de su país, puede acceder a comunicaciones internacionales por medio de VoIP.

El cliente de hoy espera un servicio de atención al cliente excepcional al instante, lo que significa que debe tener una oficina local o proporcionar un número gratuito para los clientes. Con los sistemas VoIP podrá comunicarse con proveedores y socios extranjeros, es probable que esas llamadas sean mucho más baratas que todas sus llamadas desde centrales telefónicas.

Las empresas que realizan llamadas internacionales a clientes, proveedores y otros socios seguirán viendo beneficios durante los próximos años. Pero, se debe prestar mayor atención a la mejora de las comunicaciones internacionales principalmente para las empresas B2B con empleados, proveedores y socios de todo el mundo.

¿Cómo hacer una llamada internacional con VoIP?

Un VoIP utiliza protocolos establecidos previamente en internet para transmitir voz por medio de las redes de datos. Es decir, el VoIP utiliza la conexión de internet para enviar llamadas de voz y establecer una comunicación.

Este sistema convierte la llamada internacional en un paquete de datos para tomar cualquier ruta hacia su destino. La razón por la que este sistema es mucho más económico y accesible es porque no se cobra por cada llamada que realices, en este caso se cobra por el paquete de datos que se consume.

Por medio de esta modalidad el servicio de llamadas locales e internacionales se vuelven mucho más económicas.

Si ya la empresa cuenta con una conexión a internet el VoIP le permitirá realizar llamadas económicas. Pero para que funcione adecuadamente se necesita una conexión a internet rápida y sólida con un buen ancho de banda para que puedan realizarse múltiples llamadas de forma simultánea.

Beneficios de las llamadas internacionales con Albavoz

Llamadas internacionales con Albavoz

  1. Tarifas más económicas con VoIP
  2. Sencillo de utilizar para realizar o recibir llamadas
  3. Paga por paquetes o por uso
  4. Pide números virtuales para recibir llamadas
  5. Mejora las comunicaciones entre equipos
  6. Llamadas de alta calidad, sin problemas de conectividad
  7. Se puede utilizar el VoIP con apps para llamar desde el teléfono
  8. Servicio para realizar llamadas internacionales con VoIP

Si te encuentras interesado en mejorar los sistemas de comunicación de tu empresa y te encuentras en Albacete, puedes solicitar online tu presupuesto con nosotros. En Albavoz contamos con equipos y personal especializado para la instalación de sistemas VoIP en tiempo récord. ¡Solicítalo hoy!