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5 consejos para tener una reunión de trabajo online efectiva

No importa si te encuentras trabajando desde casa o en la oficina, ahora con el trabajo a distancia es posible que tengas que realizar reuniones virtuales con personas que se encuentran en distintas partes del mundo. El tiempo juega un rol fundamental y es necesario hacer que la reunión sea lo más productiva y efectiva posible. Por esta razón en Albavoz queremos compartir consejos para tener una reunión de trabajo online efectiva.

1. Selecciona herramientas adecuadas para reuniones remotas

Para una reunión de trabajo online efectiva las herramientas con las que los participantes cuentan son fundamentales. Existen distintas herramientas para realizar reuniones como GoToMeeting, Skype, Meet de Google, Zoom, Dialpad y muchos más. A pesar de ser efectivas es importante tomar en cuenta que la conectividad de internet puede que no sea tan estable en todas las partes del mundo.

Herramientas para reunión de trabajo online

Para mejorar la estabilidad del internet en las reuniones entre equipos de trabajo te recomendamos utilizar centralitas VoIP virtuales. Estos sistemas ayudan a generar una conexión a internet más estable y también a resguardar la seguridad de las comunicaciones sin importar el lugar en donde te encuentres.

2. Toma en cuenta las distintas zonas horarias

Los organizadores de una reunión de trabajo deben asegurarse que todos los invitados asistan a la reunión, pero para esto es necesario establecer un punto de encuentro a una hora adecuada para todos. Puede resultar muy incómodo para el equipo darse cuenta que hay una reunión a una hora en la noche o madrugada cuando usualmente existen otras planificaciones en ese horario.

Por esta razón te recomendamos utilizar apps o páginas web que te permitan ver la hora en distintos países al mismo tiempo y planificar de forma acertada la reunión online.

3. Organiza la reunión de trabajo online efectiva

Una vez tengas la fecha y hora para la reunión será necesario informarles a todos los miembros que deben asistir. Puedes hacer la notificación a través de un mensaje de texto, pero también será necesario establecer la reunión a través de un calendario virtual. De esta manera te aseguras que la reunión no pase por alto y pueda tener recordatorios en su correo o teléfono de cuando se acerca la hora de la reunión.

Establece los objetivos de la reunión y segmenta cuáles son los puntos que se tocarán dentro de la reunión. Dentro de la planificación deja lapsos de tiempo donde los participantes puedan intervenir. Establece tiempos determinados y evita salirte de los lapsos de tiempo estimados en cada punto para poder avanzar con la reunión sin tomar más del tiempo necesario.

4. Enfócate en lo importante

Cada reunión debe tener un objetivo claro y definido. El tiempo que se toma para las reuniones debe ser lo más concreto posible y deben estar disponibles aquellas personas a las que les concierne directamente la información brindada. De esta manera los participantes permanecerán conectados y atentos a todo lo que se habla sobre el tema. Si se tocan puntos que puede no ser concernientes para algunas personas de forma instantánea se pierde la atención de esos participantes.

Enfocarse en lo importante

Si necesitas conversar con más detalle con alguno de los participantes sobre algún punto, será necesario establecer otra reunión a parte. Para que una reunión de trabajo online sea efectiva debes centrarte en el tema principal, la visión que se tiene y los obstáculos que se presentan.

5. Pide comentarios y feedback durante la reunión

Cuando se tiene una reunión online parte de la comunicación puede perderse sobre todo cuando no hay un video involucrado. Es más difícil ver las expresiones faciales y corporales. Por esta razón, al solicitarle comentarios a los participantes puede ayudar a saber cómo se sienten y la opinión que tienen respecto al tema.

Esto puede hacerse cada 10 minutos, este espacio también puede utilizarse para aclarar dudas o inquietudes que se presenten. Dar un espacio a los participantes para hablar es la forma idónea de involucrarlos y hacerlos sentirse escuchados.

¿Cómo hacer una llamada internacional?

Trabajar a distancia con personas que se encuentran en todo el mundo puede ocasionar que las empresas tengan altas facturas telefónicas. Anteriormente realizar una llamada internacional con cualquier proveedor genera altos costos, pero ahora existen otras alternativas tecnológicas que te permiten comunicarte (llamando o recibiendo llamadas) si la necesidad de invertir demasiado.

La solución es utilizar el servicio de llamadas internacionales de VoIP que resultan mucho más baratas que las llamadas tradicionales, estos sistemas ofrecen la misma calidad y nitidez en la comunicación que una línea fija.

Realizar llamadas internacionales con VoIP

Las empresas en Albacete tienen la posibilidad de ahorrar en facturas telefónicas si actualizan los sistemas comunicacionales que poseen. Cambiar a un sistema VoIP es una alternativa ideal ya sea como un servicio alojado o local. Al recibir o realizar llamadas internacionales con VoIP le permitirá mantener la comunicación constante entre sus trabajadores y ahorrar en costos a corto y largo plazo.

Hoy puedes cambiar los teléfonos fijos y los sistemas analógicos por una comunicación moderna con VoIP.

¿Por qué las empresas necesitan mejorar las comunicaciones internacionales?

Mejorar llamadas internacionales

Si su empresa tiene empleados que se dedican a las ventas, a la atención al cliente o a cualquier otro tipo de trabajo que requiera llamadas fuera de su país, puede acceder a comunicaciones internacionales por medio de VoIP.

El cliente de hoy espera un servicio de atención al cliente excepcional al instante, lo que significa que debe tener una oficina local o proporcionar un número gratuito para los clientes. Con los sistemas VoIP podrá comunicarse con proveedores y socios extranjeros, es probable que esas llamadas sean mucho más baratas que todas sus llamadas desde centrales telefónicas.

Las empresas que realizan llamadas internacionales a clientes, proveedores y otros socios seguirán viendo beneficios durante los próximos años. Pero, se debe prestar mayor atención a la mejora de las comunicaciones internacionales principalmente para las empresas B2B con empleados, proveedores y socios de todo el mundo.

¿Cómo hacer una llamada internacional con VoIP?

Un VoIP utiliza protocolos establecidos previamente en internet para transmitir voz por medio de las redes de datos. Es decir, el VoIP utiliza la conexión de internet para enviar llamadas de voz y establecer una comunicación.

Este sistema convierte la llamada internacional en un paquete de datos para tomar cualquier ruta hacia su destino. La razón por la que este sistema es mucho más económico y accesible es porque no se cobra por cada llamada que realices, en este caso se cobra por el paquete de datos que se consume.

Por medio de esta modalidad el servicio de llamadas locales e internacionales se vuelven mucho más económicas.

Si ya la empresa cuenta con una conexión a internet el VoIP le permitirá realizar llamadas económicas. Pero para que funcione adecuadamente se necesita una conexión a internet rápida y sólida con un buen ancho de banda para que puedan realizarse múltiples llamadas de forma simultánea.

Beneficios de las llamadas internacionales con Albavoz

Llamadas internacionales con Albavoz

  1. Tarifas más económicas con VoIP
  2. Sencillo de utilizar para realizar o recibir llamadas
  3. Paga por paquetes o por uso
  4. Pide números virtuales para recibir llamadas
  5. Mejora las comunicaciones entre equipos
  6. Llamadas de alta calidad, sin problemas de conectividad
  7. Se puede utilizar el VoIP con apps para llamar desde el teléfono
  8. Servicio para realizar llamadas internacionales con VoIP

Si te encuentras interesado en mejorar los sistemas de comunicación de tu empresa y te encuentras en Albacete, puedes solicitar online tu presupuesto con nosotros. En Albavoz contamos con equipos y personal especializado para la instalación de sistemas VoIP en tiempo récord. ¡Solicítalo hoy!

¿Cumple tu empresa con la ley de control horario? ¡Descúbrelo!

Ahora, el informe de presencia laboral es obligatorio. La inspección de Trabajo, la organización administrativa responsable del servicio público de control y vigilancia del cumplimiento de las normas de orden social, y personificada en los inspectores laborales, ahora hablan sobre la ley de control horario.

Esta institución parece haber tomado clara nota del mensaje de la Audiencia Nacional, y como consecuencia, el informe de horas trabajadas por trabajador y mes se ha convertido en una de las primeras exigencias en caso de inspección laboral.

El real decreto-ley tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada, de crear seguridad jurídica tanto los trabajadores como para las empresas y de posibilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Real Decreto de la ley control horario

Cumplir con la ley de control de horario

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Es importante conocer como empresa, qué dice el Real Decreto sobre el control horario de los trabajadores, a continuación lo vamos a mostrar:

  • Todas las empresas deberán llevar el registro de horario de sus empleados independientemente de la jornada que tengan.
  • La empresa estará obligada a guardar el registro de horario de los empleados durante cuatro años.
  • Así mismo, deberá estar disponible para los empleados y los sindicatos.
  • Los empleados deben conocer la distribución y duración de la jornada laboral ordinaria.
  • Los sindicatos deben conocer mensualmente las horas extras realizadas por los empleados.

Esta medida pretende asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar los abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras.

También pretende que la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social puedan llevar mejor control de las empresas.

El artículo 34 establece también la forma en la que se registrará el horario: »Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada’‘.

Sanciones

En el caso de no cumplir con la normativa del control horario de los trabajadores, la infracción sería muy grave con multa, podría ser en su grado mínimo de 626-1.250 euros, en su grado medio de 1.251-3.125 euros; y en su grado máximo de 3.126-6.250 euros.

El Registro diario de la jornada de trabajo deberá contener un control de horarios de entrada y salida.

¿Cómo registrar las jornadas?

Mantener el control de horario es fundamental

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La ley de control horario establece una guía sobre registro de la jornada y recomienda que se lleve un registro de las pausas diarias obligatorias previstas y de las pausas voluntarias de los empleados.

El control de las horas trabajadas se llevará restando el tiempo de pausas de las horas contabilizadas entre el horario de entrada y el horario de salida del empleado.

Para no incluir las pausas en el tiempo de trabajo efectivo, los descansos deberán registrarse, pausas para fumar, desayunar o tomar un café podrán ser descontadas de la jornada laboral siempre y cuando se puedan documentar.

Cada organización debe establecer los límites de tiempo que vea convenientes. Por lo tanto, el tiempo de trabajo efectivo será la base que se utilizará para controlar las horas extras.

Solución a la ley de control horario

Para ponerle solución a todo esto de la manera más sencilla, contamos con ALBAVOZ PRESENCIA, una solución eficaz y de bajo coste que permite de una forma muy sencilla y efectiva, cumplir con la normativa exigida.

Mediante un sistema Biométrico de lectura de huella, se puede realizar el control horario de entradas y salidas del personal de su empresa. Tan sólo usando la huella digital en el equipo que suministramos, quedará registrado y cumplimentado el informe de horas trabajadas. Sin necesidad de firmas en papel y sin posibilidad de malas prácticas.

Hay que tener muy en cuenta que una firma con huella dactilar, no es manipulable, ni suplantable. Y surte los mismos efectos que una firma digital.

Esta solución de ALBAVOZ incluye un software de gestión desarrollado a medida, según los preceptos del artículo 12.5 y 35.5 del estatuto de los trabajadores. Con tan solo 2 clics tendrá disponible para imprimir el informe de presencia laboral de sus trabajadores.

Si está interesado en ALBAVOZ presencia para el cumplimiento correcto de la ley del control horario, no dude en consultar con nosotros.

¿Cuáles son las características de un buen sistema de copia de seguridad de datos?

En la actualidad estamos experimentando una transformación digital nunca antes vista, y con esta, también muchos riesgos. Incluso se dice que nunca antes se había corrido tantos riesgos como ahora. Por esta razón se considera que una copia de seguridad de los datos es la forma de prevenir la vulnerabilidad.

Por ejemplo, una empresa que gestiona el almacenamiento de datos in situ, datos confidenciales e importantes, de repente, sufre el robo de algún dispositivo de almacenamiento o un equipo de hardware deja de funcionar, y esos datos tan preciados terminan perdiéndose para siempre. Las consecuencias de esa pérdida van mucho más allá de lo imaginable, ya que la continuidad de las actividades de muchas empresas dependían de la disponibilidad de esos datos.

Durante mucho tiempo, este fue el problema de muchas organizaciones. Sin embargo, la introducción de estrategias de respaldo y recuperación ha minimizado tales circunstancias desafortunadas.

Hoy en día existen varios tipos de copias de seguridad; para realizar las copias de seguridad de datos, tales como unidades flash, discos duros externos, almacenamiento conectado a la red, copias de seguridad en la nube y un gran etcétera.

Con la inclusión de copias de seguridad y planes de restauración en los modelos de negocio, las organizaciones pueden estar seguras de que nada puede dañar datos vulnerables. Ya sea un ataque cibernético, corrupción de datos, mal funcionamiento de hardware, software o cualquier error humano. Las copias de seguridad son vitales, ya que salvaguardan a las empresas

Características de un buen sistema de copia de seguridad de datos

Sistema de copia de seguridad de datos

Tener solo una estrategia de copia de seguridad no es suficiente, es fundamental poder medir que tan bueno y efectivo es este sistema. Para poder entender qué tiene que tener un sistema de copias de seguridad de datos eficiente, te explicaremos una por una cada una de sus características:

Cobertura

Para que los sistemas de copia de seguridad de datos sean efectivos, es obligatorio que ofrezcan una cobertura completa a través de una copia de seguridad completa o una copia de seguridad incremental. Esto significa que las opciones de copia de seguridad deben poder cubrir todos los programas de la empresa, los datos, la configuración y los sistemas operativos de todos y cada uno de los sistemas informáticos conectados.

La cobertura debe mantenerse en un formato tal que, aparte de la restauración de archivos individuales, se pueda recuperar fácilmente una copia completa de los datos en caso de cualquier evento desafortunado.

Además de esto, los sistemas de copia de seguridad deben ser capaces de cubrir la protección completa a través de una copia de seguridad «bare-metal backup”. Esto permitirá la recuperación completa de imágenes del sistema en lugar de solo la recuperación de datos importantes.

Frecuencia

La frecuencia de la copia de seguridad de datos es lo que define su efectividad. La regularidad se refiere al número de veces que deben realizarse las copias de seguridad. Puede ser diaria, semanal o mensual, dependiendo de las preferencias de la organización. Cuanto más continuas sean las copias de seguridad, mayor calidad tendrán. Se prefiere tener copias de seguridad continuas, pero una frecuencia regular del sistema de copias también es aceptable.

Separación

Para que los sistemas de copia de seguridad de datos funcionen sin problemas, los datos de las copias de seguridad deben administrarse o almacenarse por separado a diferencia de los datos normales. Para aumentar la probabilidad de recuperación de datos fuera del sitio y en el sitio, la administración de las versiones redundantes de la copia de seguridad debe ser hecha con precisión.

Por ejemplo, si los datos normales se almacenan en la misma ubicación, donde se están administrando los datos de copia de seguridad, ¿qué beneficio obtendrán las copias de seguridad?

En segundo lugar, ¿de qué recurso se va a hacer uso en caso de cualquier desastre como robo, subida de tensión o cualquier calamidad natural que resulte en la pérdida de datos? Cualquiera de las situaciones destruirá los datos normales y de copia de seguridad, y toda la planificación ante la pérdida de datos será en vano. Esto sucedería porque ambos tipos de datos se administran en la misma ubicación o sobre el mismo espacio de almacenamiento.

Historia

Un buen sistema de copia de seguridad debe incluir muchas versiones de los datos. El historial de copia de seguridad debe durar varios días si no puede durar meses. También es necesario porque a menudo la pérdida de datos no se identifica inmediatamente. En este caso, si una copia de seguridad disponible tiene una hora o un día de antigüedad, el usuario no podría recuperar las versiones anteriores.

Ahora, puede ser que te preguntes ¿por qué se requieren versiones anteriores cuando la última versión de los datos o el archivo está disponible? Por ejemplo, puede presentarse que un administrador se da cuenta de que el último archivo guardado en la copia de seguridad tiene una versión alterada, dañada o engañosa de los datos. Para corregir esto, él o ella necesita la versión anterior del archivo.

Comprobación

No se puede asegurar nada hasta que no se haya comprobado. Lo mismo ocurre con las estrategias de backup. Un buen sistema de respaldo superará todas las pruebas. Además, a fin de garantizar la integridad de la recuperación en caso de desastre, deberían someterse a pruebas periódicas.

Cuanto más frecuentes sean las pruebas, más fiable será la estrategia de copia de seguridad. Por lo tanto, tales pruebas identificarán las lagunas en el sistema de copias de seguridad, lo que aumentará las posibilidades de recuperación de datos.

Seguridad

Trabajo en respaldos de seguridad

Cuando se trata del tratamiento de datos, la seguridad es lo que más preocupa a las empresas, y lo que más se busca. Al igual que la seguridad de los datos en general, los datos de una copia de seguridad también deben ser protegidos. Un buen software de copia de seguridad siempre tendrá protección contra cualquier tipo de acceso no autorizado o robo. Además, los sistemas de copia de seguridad deben estar protegidos físicamente. Deben integrar técnicas de cifrado de datos junto con una fuerte protección de contraseñas.

No solo las copias de seguridad deben protegerse, sino que también es necesario proteger los medios de recuperación. Ya que si debido a cualquier situación los hackers son capaces de descifrar o interferir las copias de seguridad, no se les debe permitir acceso a la recuperación de datos.

Integridad

Para que los sistemas de copia de seguridad sean lo suficientemente buenos para hacer frente a cualquier evento desafortunado, la integridad debe convertirse en el componente principal. La integridad es importante porque las copias de seguridad son básicamente una copia de datos en tiempo real.

Estas copias son tan importantes como los datos originales. En caso de que los datos se hayan dañado o un intruso haya cifrado los datos de copia de seguridad, la estrategia de recuperación debe ser lo suficientemente integral para abordar este tipo de problemas.

Beneficios del backup para tu empresa

Cualquier organización actual busca la máxima protección para todos sus datos e información que tiene bajo su poder. Para la tranquilidad de ellos existe la copia de seguridad o backup para tu empresa.

Desde un punto de vista informático, un backup significa respaldo, copia de seguridad o de reserva a una copia de datos originales de un sistema de información o software almacenados en un lugar seguro y a la que se podrá acceder siempre que se necesite y se actualizará cada cierto tiempo.

Las copias realizadas en los backups en las empresas pueden llegar a ser información de los ordenadores o datos y/o archivos contenidos en los servidores.

Datos importantes del backup para tu empresa

Gracias a estas copias de seguridad se consigue reducir el tiempo de respuesta para la recuperación de datos. Los ataques de malware son cada vez más comunes o los fallos en la red eléctrica que se traducen en pérdidas de datos que pueden comprometer la seguridad informática de la empresa.

Por tanto, nosotros recomendamos realizar backup para tu empresa de forma periódica para minimizar la posible pérdida de datos.

Hace años se realizaban copias de seguridad en la que se guardaban los datos en los ordenadores de cada empleado.

Esto presentaba un gran inconveniente, todos los datos se encontraban almacenados en el mismo equipo, por lo que al sufrir cualquier incidencia se perdían todos los datos.

Todo esto ha cambiado, ahora las empresas manejan una gran cantidad de datos, por lo que se hace imprescindible realizar backups en distintos medios físicos para asegurar la inmediata recuperación de los datos.

Los trabajadores cuentan con un usuario y una contraseña que les habilita el acceso a carpetas correspondientes de su departamento. Esto se conoce como sistema nube compartido, donde todos los trabajadores pueden acceder a los archivos de su departamento o de departamentos donde tenga acceso gracias a un sistema de red privada VPN.

Pasos para realizar los Backups

La forma de realizar un backup para tu empresa es por los siguientes pasos:

  • Primero, una vez que existe el sistema de nube local, se realiza una partición de los discos duros, teniendo así un disco duro para trabajar y un disco duro para las copias de seguridad, donde los técnicos preparan una copia de seguridad al gusto del cliente.
  • El siguiente paso, es la conexión del servidor local al servidor externo en la nube. Así se aseguran los datos de la compañía incluso en caso de que el manejo de datos sea masivo al tener una copia redundante en la nube.

Etapas de un backup

Si te preguntas cuales son las etapas que suele contemplar un backup, a continuación te explicamos:

  • Selecciona la información: se eligen los archivos o carpetas relevantes que se desea respaldar.
  • Almacenar las copias de seguridad: la información pasa por un proceso de backup que es realizada por el servidor en la nube.
  • Actualización: esta etapa se encarga de mantener los archivos al día, prestando atención a modificaciones y cambios nuevos en los archivos.

Beneficios del backup para tu empresa

El Backup para tu empresa está conectado

Realizar backups en las empresas tiene muchos beneficios, a continuación vamos a explicar algunos de ellos:

  1. Evita pérdidas de información al tener copias de seguridad diarias, reduce el riesgo de extravío de datos de clientes o documentos importantes.
  2. Seguridad en los archivos: posee una alta protección de los datos, documentos o archivos, que protegerá de posibles ataques o errores que se puedan cometer.
  3. Optimización de tareas: ahorro de tiempo y labores al no tener que gestionar in situ el proceso de copia de seguridad.
  4. Accesibilidad: se puede acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo, por lo que si un ordenador no funciona, se puede acceder desde otro.
  5. Espacio ilimitado: se puede guardar información sin tener que preocuparse por el espacio.

Nuestras soluciones en backups

En ALBAVOZ somos una empresa tecnológica dedicada en exclusiva a proveer a sus clientes con los mejores servicios de backup.

Para hacer frente a cualquier problema hemos desarrollado un sistema sencillo y ágil.
Nuestro software dispone de 2 soluciones diferentes para adaptar a cada empresa según sus necesidades, además nuestro equipo humano monitoriza todas sus copias de seguridad en tiempo real.

Para ordenadores y portátiles tenemos ALBAVOZ BACKUP BASIC, una herramienta diseñada para realizar copias de seguridad de forma sencilla, rápida y profesional. Tiene un funcionamiento totalmente automático. Fácil y rápida instalación, en tan solo 5 minutos la información estará totalmente protegida. Incluye licencia, 1 TB de almacenamiento en la Nube y soporte en castellano.

Para servidores existe ALBAVOZ BACKUP PRO, con una instalación muy sencilla e intuitiva, se puede personalizar toda la configuración para adaptarlo a las necesidades. Los archivos quedan totalmente protegidos y se cumple efectivamente con la Ley Orgánica de Protección de Datos con tan solo un click en el ratón.

¡Si está interesado en uno de estos dos sistemas, no dude en consultar con nosotros!

¿Qué es una centralita IP? Una guía para sistemas de telefonía IP

Es probable que hayas escuchado al equipo técnico de tu empresa hablar sobre VoIP (Voz sobre protocolo de internet), pero, ¿conoces el término centralita IP?

Este y otros acrónimos similares pertenecen a un innovador sistema de comunicación para negocios. Si eres dueño de una empresa, es posible que hayas empezado a investigar sobre sistemas de comunicación telefónica.

En este artículo, podrás encontrar todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de centralitas IP. Además, te daremos información sobre por qué es la tecnología de comunicación preferida por las empresas de ahora.

Sigue leyendo para descubrir si una centralita IP es la herramienta que buscas en tu negocio.

Tabla de contenidos

¿Qué es una centralita IP?
¿Cómo funciona una centralita IP?
Beneficios de un sistema de centralita IP
Limitaciones de un sistema de centralita IP
Escogiendo entre centralita IP y un sistema VoIP
Conclusiones

¿Qué es una centralita IP?

Que es una centralita IP

Una centralita IP es una central telefónica de protocolo de internet. Habiendo clarificado eso, podemos decir que una centralita IP se basa en un sistema de comunicación que establece la conexión de llamadas de voz a través de teléfonos fijos dentro de una organización.

Maneja llamadas entrantes y salientes mediante la red telefónica mientras que al mismo tiempo se conecta con la red telefónica pública conmutada.

Vamos a revisar dos acrónimos necesarios para comprender este tema:

IP es el canal para transmitir datos de un servidor a otro servidor. De esta manera pensamos en el internet como un canal de transmisión.

PBX, otro acrónimo necesario para comprender las centralitas IP, cuyas siglas en inglés se refieren a Provate Branch Exchange, es una red telefónica interna disponible localmente o en la nube. En conclusión, es una red telefónica que utiliza internet para enviar y recibir llamadas.

Muchos sistemas PBX permiten el uso de herramientas de código abierto, así como también sistemas operativos como Linux para configurarlas.  Asimismo, la versión basada en la nube te deja integrarla con otras herramientas de software.

Dos características que se encuentran en los sistemas PBX son: líneas y estaciones.

Las líneas se refieren a la conexión con la red telefónica pública conmutada. Las estaciones son teléfonos u otros electrónicos tales como ordenadores, faxes o modems.

¿Cómo funciona una centralita IP?

Su función es convertir señales analógicas de voz en paquetes digitales.  Dirige estos paquetes digitales a un servidor VoIP para coordinar el inicio y finalización de cada llamada.

Los servicios de voz basados en IP utilizan un protocolo de inicio de sesión. Este es el protocolo universal que sirve como base para los servicios de telefonía VoIP. Un sistema PBX usaría líneas de protocolo de inicio de sesión que existen para proveer múltiples canales de voz de forma simultánea.

Por la manera en la que está diseñado, la característica interna que que compone el sistema PBX permite las funciones de llamadas de voz, correos de voz y llamadas a grupos.

Por otro lado, los componentes externos que pertenecen a un proveedor VoIP otorgan credenciales al menos a una línea. Tan pronto como suceda la autenticación, se podrán recibir llamadas mediante el sistema PBX

Beneficios de un sistema de centralita IP

Beneficios de la centralita IP

Instalar una centralita IP en tu empresa tiene todo tipo de ventajas Aquí te dejamos algunos beneficios de estos modernos sistemas

1. Mantiene la infraestructura de tecnologías al mínimo, al igual que los costos extras

Implica que no existirán líneas telefónicas que mantener. Además, une y consolida las redes de voz y datos minimizando los gastos de las llamadas locales e internacionales. Las centralitas IP son menos costosas que otras alternativas analógicas, y podrás tener servicios de líneas medidas y no medidas de acuerdo a tus necesidades.

2. Facilidad de mantenimiento

Usualmente es complicado añadir movimientos, ampliaciones y cambios (mac) a sistemas de telefonía tradicional. Asimismo, las soluciones basadas en centralitas IP no suelen requerir la presencia de informáticos expertos. En cambio, casi cualquier empleado de tu compañía podrá actualizar el sistema en tan solo minutos.

Como si fuera poco, podrás deshacerte de todo ese pesado equipo y cableado que es necesario para que los sistemas de centralitas privadas tradicionales puedan funcionar.

3. La seguridad que confiere la nube

La nube es una interfaz fiable para todo tipo de funciones sean necesarios para una empresa. Al conectarse una centralita privada de forma automática a la nube aumenta su eficiencia y funcionalidad.

La redundancia integrada es un sello distintivo de la fiabilidad de los servicios VoIP. Es importante resaltar que tu sistema de comunicaciones siempre estará disponible, incluso si uno de tus servidores falla o si existiese cualquier otro fallo.

4. Características avanzadas

Una centralita IP depende del software. El software hace posible que se pueda integrar otros sistemas y extender la funcionalidad del sistema telefónico.

El chat, el CRM («Customer Relationship Management», o gestión de la relación con el cliente, en castellano), y las videoconferencias son algunas de las funcionalidades que puedes permitir en la plataforma de tu centralita IP.

5. Sigue utilizando el mismo hardware

Dependiendo del hardware que estés utilizando actualmente para establecer la comunicación de tu empresa, es posible que no necesites cambiarlo o al menos mantener la mayor parte, ya que solo necesitarás añadir una dirección SIP, una contraseña y un dominio.

Al mismo tiempo que tu organización escale, podrás aumentar el número de canales para voz sin grandes demandas de configuración.

6. Mejora la comunicación a través de diferentes lugares del mundo

Si buscas un servicio en el que puedas guardar mensajes de voz, mantener un directorio, hacer llamadas internacionales desde lugares remotos, una centralita IP es tu mejor opción. Permiten prevenir la necesidad de adquirir equipo extra, personal y centralitas en diversas oficinas del mundo.

Limitaciones de un sistema de centralita IP

Ahora, como todo, te diremos algunas de las limitaciones a la hora de cambiarte a una centralita IP:

1. Limitaciones para trabajadores remotos

Si utilizas una centralita IP, probablemente no podrás permitir que tus trabajadores hagan sus funciones desde casa, incluso con la conectividad IP.

Esto se debe a que necesitan acceder a la red al conectarse a ella.  De todas maneras, algunos proveedores te permiten instalar una app en los equipos de tus trabajadores, para darle solución a este problema.

2. La capacidad de ampliación de la centralita IP es limitada

Tú puedes ampliar tu centralita IP para que tus usuarios puedan recibir llamadas.  Pero al expandir tu equipo más allá de lo que tu centralita IP puede soportar va a terminar en líneas ocupadas.

3. La necesidad de equipo especializado

Si tu centralita IP se encuentra entre la variante local, vas a necesitar los servicios de un equipo especializado para que la maneje.

Los administradores de ese sistema deberán tener conocimientos sobre como instalar y configurar los sistemas basados en Linux.  También deberán tener experiencia en softwares como Asterisk o FreePBX.

4. Algunas características de la centralita IP vienen por separado

Las plataformas de comunicaciones unificadas incluyen muchas características útiles que tu centralita IP necesitará integrar por separado, lo cual podrá incrementar el costo al configurar cada una de esas características individualmente.

Escogiendo entre centralita IP y un sistema VoIP

Decidir entre una centralita IP y un sistema VoIP puede ser más difícil de lo que crees, así que haremos una comparación gráfica de estos sistemas de telefonía.

Función Centralita IP VoIP
Costos iniciales $$$$$ $$

Costos mensuales

$$$ $$
Facilidad de uso Dificil Fácil
Funcionalidad de llamada Conectividad de voz con red PSTN
  • Encripción de llamada
  • Dispositivo móvil
  • Soporte PSTN conectividad
  • Comunicaciones unificadas
  • Vídeo conferencias
  • Soporte para llamadas de voz
Mantenimiento
  • Configuración de red
  • Actualización de sistema operativo
Ninguno
Fiabilidad Llamadas de un solo canal
Señales ocupadas
  • Routing de llamadas automáticas
  • Centros de datos redundantes
Capacidad de ampliación Capacidad de la centralita IP limitada Ilimitada
Trabajo Remoto No Sí (ordenadores)

La tabla arriba muestra como una centralita IP ofrece mayor valor que un sistema tradicional de telefonía analógica. Una centralita privada automática ofrece un precio menor y ofrece características especiales para atraer usuarios.

Si tu equipo informático ya está familiarizado con el sistema de las centralitas privadas automáticas, introducir una centralita IP es una inversión significativa que mejorará la productividad de tu empresa a otro nivel.

Las líneas SIP funcionan sin tener que estar basadas en una localización específica, lo cual te permitirá ponerla a funcionar independientemente de la compañía en la que estés.

Conclusiones

Las centralitas IP son la evolución de las centralitas privadas automáticas. Las compañías que buscan sistemas de comunicación interna basadas en infraestructuras de internet existentes podrán disfrutar de los servicios que proveen estas.

Puedes configurar tu centralita IP para que pueda proveer funcionalidades extras de audio, vídeo y mensajería instantánea a través de la pila de protocolos TPC/IP.

Estas son las características esenciales que debes tener en cuenta al buscar una centralita IP:

  • Conferencias: el organizar conferencias telefónicas disminuye los gastos extra de tener que visitar las otras oficinas de tu empresa.  Tu sistema telefónico debe poder soportar más de tres usuarios por llamada, así podrás asegurar que las conferencias telefónicas funcionan a la perfección.
  • Movilidad: Si tienes empleados que suelen trabajar desde casa o lejos de la oficina, tu centralita IP necesita características para movilidad tales como Find Me / Follow Me, convergencia de telefonía fija y móvil, y extensiones IP.
  • Reportes: Tu sistema de telefonía debe al menos proveer funciones básicas como historial de llamadas.
  • Mensajería VoIP: Los teléfonos de la empresa deberían tener un buzón de mensajes como característica estándar  Por ejemplo, ¿podrías enviar un mensaje de voz como un adjunto en un correo electrónico? Los teléfonos de tu centralita IP deberían dar soporte a mensajes de voz de forma visual.
  • Disposición VoIP: Líneas PSTN heredadas se están extinguiendo a la misma velocidad en la que el mundo está adoptando sistemas VoIP. Tu centralita privada automática debería poder dar soporte a líneas IP (servicios) y estaciones IP (teléfonos). SIP es el estándar que se lleva en el mercado, así que tu teléfono debería poder funcionar con esta funcionalidad.

Hoy, la forma en la que trabajamos ha cambiado para siempre. Como resultado, las empresas necesitan tecnologías de última generación que las mantendrán a la cabeza. Estas tecnologías redefinirán la forma en la que hacemos todo.  Las centralitas IP son una herramienta que facilitará las comunicaciones y el compartir información dentro de las empresas.

¿Qué es VoIP? Voz sobre IP. Estas son sus ventajas y desventajas.

VoIP significa: Voice over Internet Protocol ó Voz sobre protocolo de Internet. La comunicación de los datos por Internet (hablando de archivos, imágenes, etc.) se envían desde el origen a su destino dividiendo la información en pequeños paquetes.

Estos paquetes, al llegar a su destino deben de unirse de manera tal, que la información final sea igual a la original. Para lograr esto, a los paquetes se les asigna un número o identificador de orden. Así, cuando lleguen a su destino, se colocan en el orden correcto.

Esto se hace de esta manera pues los paquetes enviados pueden viajar por diferentes caminos y llegar a su destino, en un orden diferente al que se envió. Los paquetes llegan a su destino y una vez allí, se ordenan y se presentan en la misma forma que tenían antes de enviarse.

Es de esta manera, que se transmiten por Internet los datos de la página web que después se visualizará en la pantalla de nuestra computadora.

¿Qué es VoIP? (Voz sobre IP)

La comunicación telefónica tradicional utiliza un enlace físico entre los dos puntos que se comunican, que debe de mantenerse mientras la comunicación exista. Si este enlace físico desaparece, la comunicación termina. Si se aplica la tecnología de la transmisión por paquetes a la transmisión de la voz, el proceso es el mismo. Se envía información de voz, en forma digital en forma de paquetes discretos.

Ventajas de VoIP

  • Una de sus grandes ventajas es la disminución del costo de la comunicación
  • Se puede tener más de una comunicación por la misma línea telefónica Las llamadas entrantes se pueden canalizar a un teléfono especial para VoIP, sin importar en que punto de la red está conectado.
  • Los teléfonos VoIP se pueden integrar con otros servicios existentes en Internet, como video, mensajería, intercambio de datos, etc., en forma simultánea y con otros usuarios que también estén en línea.

Desventajas de VoIP

El inconveniente en este tipo de transmisión son los retrasos, cortes, y a veces pérdidas de información, debido a que los paquetes, siguen diferentes rutas para llegar a su destino.

Para solventar este problema, el sistema VoIP, adicionalmente al protocolo IP, utiliza un protocolo adicional llamado RTP (Real-Time Protocol), para asegurarse que los paquetes sean enviados a tiempo.